Cómo registrar y categorizar tus gastos

Muchos autónomos se olvidan de registrar sus gastos y acaban pagando más impuestos de los necesarios. Nexo Billing tiene un módulo de gastos diseñado para que sea tan fácil como hacer una foto al ticket con el móvil.

¿Qué gastos son deducibles?

En términos generales, son deducibles los gastos necesarios para desarrollar la actividad económica. Los más habituales:

• Material de oficina y suministros
• Teléfono y conexión a internet (afectación parcial)
• Vehículo (si está afecto a la actividad, con limitaciones)
• Software y herramientas digitales (como Nexo Billing)
• Formación relacionada con la actividad
• Gestoría y asesoría fiscal
• Publicidad y marketing
• Alquiler del local o despacho
• Suministros del local (luz, agua)

Cómo registrar un gasto

Ve a Gastos → "Nuevo gasto". Introduce:

1. Proveedor (o selecciona uno existente)
2. Número de factura del proveedor
3. Fecha de la factura
4. Importe sin IVA
5. Tipo de IVA (el que aparece en la factura)
6. Categoría (ver más abajo)
7. Adjunta la factura o ticket escaneado

El adjunto es fundamental: la AEAT puede pedirte la factura original para justificar la deducción. Tener todo en Nexo Billing es como tener un archivador digital siempre ordenado.

Categorías de gasto

Nexo Billing usa las categorías de la AEAT para el Modelo 130:

• Consumos de explotación: materiales y suministros directos
• Servicios exteriores: asesoría, marketing, transporte
• Tributos: tasas municipales, licencias
• Gastos de personal: si tienes empleados
• Gastos financieros: intereses de préstamos
• Amortizaciones: equipos informáticos, vehículos
• Otros gastos: seguros, gastos de representación

Adjuntar ticket desde el móvil

Con la app móvil de Nexo Billing (próximamente), podrás hacer foto a un ticket y el sistema extrae automáticamente el importe, la fecha y el proveedor con OCR. Por ahora, puedes subir el archivo desde el ordenador en los formatos PDF, JPG o PNG.

Impacto en el Modelo 130

Todos los gastos registrados con categoría correcta se incluyen automáticamente en el cálculo del Modelo 130. Nexo suma los ingresos del trimestre, resta los gastos deducibles y calcula el rendimiento neto previo. Sobre ese rendimiento aplica el porcentaje de retención (20%) para determinar lo que debes pagar a Hacienda.

Recuerda: un gasto mal categorizado o sin factura adjunta puede convertirse en una sanción en caso de inspección. Mejor hacerlo bien desde el principio.