Cómo gestionar presupuestos y convertirlos en facturas

Un presupuesto es la propuesta comercial que envías al cliente antes de que acepte el trabajo. Nexo Billing te permite gestionar todo el ciclo: creación, envío, seguimiento y conversión a factura.

¿Por qué usar presupuestos?

El presupuesto no tiene validez fiscal, pero es la base de una buena relación comercial. Tener un historial de presupuestos te permite:

• Calcular tu tasa de conversión (cuántos presupuestos se convierten en facturas)
• Hacer seguimiento de propuestas pendientes de respuesta
• Protegerte legalmente: el cliente acepta explícitamente el precio
• Convertir a factura en un clic cuando el cliente dice "sí"

Crear un presupuesto

Ve a Presupuestos → "Nuevo presupuesto". El proceso es idéntico al de crear una factura: seleccionas cliente, añades líneas y precios. La diferencia es que el documento se genera con cabecera "PRESUPUESTO" y numeración independiente (ej: P-2026-0001).

Puedes configurar una validez: el presupuesto expira automáticamente tras el número de días que indiques (por defecto 30 días). Cuando expira, el estado cambia a "Caducado" y recibes una notificación.

Estados de un presupuesto

Cada presupuesto pasa por estos estados:

• Borrador: guardado pero no enviado
• Enviado: el cliente ha recibido el presupuesto
• Aceptado: el cliente ha confirmado
• Rechazado: el cliente ha declinado
• Caducado: superada la fecha de validez
• Facturado: ya se convirtió en factura

Enviar el presupuesto al cliente

Igual que con las facturas, puedes enviarlo por email con PDF adjunto o generar un enlace público. El cliente puede ver el presupuesto online y aceptarlo o rechazarlo directamente desde su móvil.

Convertir presupuesto en factura

Esta es la funcionalidad más potente: cuando el cliente acepta, abre el presupuesto y haz clic en "Convertir a factura". Nexo Billing crea automáticamente una factura con todos los datos del presupuesto:

• Mismo cliente y dirección fiscal
• Mismas líneas y precios
• Numeración de factura asignada automáticamente
• Estado "Borrador" para que puedas revisar antes de emitir

Solo tienes que confirmar la fecha de expedición y hacer clic en "Emitir". El presupuesto queda en estado "Facturado" y se vincula a la factura en el historial del cliente.

Historial del cliente

En la ficha de cada cliente puedes ver todos sus presupuestos y facturas en un solo lugar. Esto te da una visión completa de la relación comercial: cuánto te debe, qué trabajos ha contratado y cuáles están pendientes de pago.

Consejo: configura un recordatorio automático a los 7 días para presupuestos en estado "Enviado". Muchos clientes olvidan responder y un recordatorio amable multiplica la tasa de conversión.